• Автоматизация торговли
  • Автоматизация общепита
  • Инфраструктурные решения
  • Автоматизация медицины
  • Обслуживание
Главное меню




Автоматизация: две стороны медали

Инвестиции

Для начала давайте рассмотрим автоматизацию, как чисто инвестиционный проект, который просто не мыслим без таких основополагающих финансовых понятий, как общая стоимость владения (TCO), возврат инвестиций (ROI), защита инвестиций и срок окупаемости проекта. Практика показывает, что автоматизировать можно любой бизнес объект, начиная от предприятия общественного питания и заканчивая крупной торговой сетью супермаркетов, в соответствии с выбранными заказчиком финансовыми показателями. Самое главное – понимать, на какие параметры системы нужно делать акцент, чтобы максимально увеличить прибыль и минимизировать издержки.

Расчёт возврата инвестиций и общего срока окупаемости проекта автоматизации осуществляется с учётом всех возможных альтернатив. В данном случае необходимо принять во внимание такие параметры, как общая стоимость владения и защита инвестиций.

Общая стоимость владений

Общая стоимость владения (total cost of ownership) представляет собой особую схему расчёта, позволяющую определить прямые и косвенные издержки и прибыль по каждому из компонентов компьютерной системы. С её помощью заказчик всегда может получить готовую картину всех реальных затрат на покупку оборудования и программного обеспечения, а также издержек, связанных с его последующим обслуживанием и обучением персонала.

Общую стоимость владения (TCO) принято делить на прямые и косвенные затраты. Прямые затраты включают в себя покупку оборудования, программного обеспечения, необходимых лицензий, а также обучение и переподготовку персонала; кроме того, сюда входят затраты на заработную плату и сервисное обслуживание уже имеющихся систем. Непрямые затраты обычно в общий бюджет не включаются, но, тем не менее, их можно легко рассчитать. Чаще всего к ним относят потери и убытки предприятия, связанные с неполадками или сбоем работы системы.

Механизм минимизации непрямых затрат вполне понятен и прозрачен. Чем стабильней и надёжней работа автоматизированной системы, тем меньше время простоя, а, следовательно, и объём непродуктивной деятельности персонала. С прямыми затратами дело обстоит гораздо сложнее. Ведь к ним относится и выплата заработной платы программистов, которые обслуживают программное обеспечение на протяжении всего срока его работы. В данном случае стоимость их работы будет зависеть от платформы, на которой создано решение, а именно от её сложности и популярности.

Защита инвестиций

Как оборудование, так и программное обеспечение для автоматизации имеют ограниченный срок службы. Инвестиции предприятия в информационные технологии тем лучше защищены, чем реже ему приходится обновлять это самое программное обеспечение. При оценке степени защиты инвестиций следует обращать внимание на расходы на внесение изменений в информационную систему компании. При этом, если система достаточно гибкая и восприимчивая к изменениям, эти издержки на практике окажутся минимальными.

Окупаемость

Что касается окупаемости системы автоматизации, то здесь возможны разные сценарии развития событий. Но, так или иначе, одна только строгая и точная система учёта и контроля за деятельностью персонала приводит к резкому и довольно заметному сокращению потерь в результате злоупотреблений нечистых на руку сотрудников предприятия.

Результативность других мероприятий, непосредственно связанных с управленческой деятельностью, бухгалтерским учётом и другими бизнес процессами, определяется качеством и адекватностью деятельности сотрудников предприятия, прежде всего, тех из них, кто несёт непосредственную ответственность за реализацию управления.

Как бы там ни было, система автоматизации учёта товарооборота и денежных потоков, которая может быть ещё более оптимизирована за счёт эффективного управления на местах, должна создаваться не только на основе интуиции, но исходя из реальных расчётов и возможностей. Только тогда можно, на самом деле, рассчитывать получить какую-то существенную прибыль.

Экономия

Но автоматизация может стать не только успешным инвестиционным проектом, но и средством значительной экономии средств. Автоматизация позволяет решить следующие задачи любого бизнес проекта:

- Оптимизация и упорядоченность ведения учёта: Автоматизируются товарно-денежные процессы и документооборот компании, появляется возможность добавлять статьи учёта, которые попросту невозможно осуществлять при ручной системе ввода и обработки данных.

- Построение системы консолидированного учёта: Данная функция необходима, если организация представляет собой комплекс из нескольких территориальных подразделений, которые обмениваются данными и управляются из одного центрального руководящего пункта.

- Удобство обработки информации: Повышается оперативность поступления и обработки данных в базе. К примеру, стоит новому товару поступить на склад в супермаркете, он сразу готов к продаже и отпуску через контрольно-кассовый аппарат. Одновременно данные по чекам также сразу поступают в базу данных, где фиксируются все необходимые изменения

- Минимизация издержек: Автоматизация позволяет повысить производительность труда, уменьшить требования к количеству и качеству материальных и человеческих ресурсов для организации оперативного учёта на предприятии

- Автоматизация сложных процессов: Программное обеспечение позволяет повысить оперативность реализации бизнес процессов и уменьшить количество недочётов и ошибок при проведении сложных операций самого широкого диапазона

- Сохранение, обработка и анализ данных по предприятию: Благодаря системе автоматизации, у предприятия появляется возможность хранить, обрабатывать и анализировать данные любого объёма и сложности

- Минимизация ошибок персонала: Автоматизация системы бухгалтерского учёта и документооборота значительно снижает вероятность ошибок и недочётов в деятельности персонала любого уровня и специализации

- Борьба со злоупотреблениями сотрудников: Автоматизация позволяет осуществлять контроль за деятельностью персонала на всех этапах работы, а также пресекать фактическую бесконтрольность. При суммовом ведении учёта выявляется расхождение только между документами и реальными данными на выходе. Возможность же анализировать ход всего процесса в таком случае отсутствует, так как нет данных по фактической истории каждого вида товара.