Решение IT-задач

Этапы автоматизации торгового предприятия

Процесс автоматизации любого торгового предприятия можно разбить на следующие этапы:

1) Выбор формата торговли

В данном случае у торгового предприятия существует несколько вариантов, среди которых можно выбрать наиболее подходящий:

- Традиционный формат прилавочной торговли

Особенность прилавочной торговли – это способ донесения данных о выбранном покупателем товаре до кассового терминала. Здесь существует 3 возможных варианта развития событий:

1. Кассовый аппарат установлен непосредственно на прилавке, и продавец сам пробивает товарный чек.

2. Продавец-консультант выписывает так называемый «мягкий» чек на товар, покупатель передаёт чек кассиру, тот пробивает все перечисленные в чеке товары.

3. Продавец сканирует терминалом сбора данных все выбранные покупателем товары и особую «карточку покупателя», покупатель отдаёт карточку кассиру, тот сканирует её, а контрольно-кассовый аппарат автоматически генерирует товарную часть чека.

Среди плюсов и минусов вышеперечисленных вариантов можно отметить следующие:

- использование «мягких чеков» является самой дешёвой альтернативой, но такой вариант подходит только для магазинов с небольшим ассортиментом товаров и низким товарооборотом;

- наиболее трудоёмким при реализации считается вариант с терминалами сбора данных;

- самым эффективным принято считать альтернативу с размещением контрольно-кассовых аппаратов на прилавке.

- Магазин самообслуживания

В супермаркете принято располагать все контрольно-кассовые терминалы на выходе из торгового зала магазина. Это не только увеличивает пропускную способность торговой точки, но и ускоряет и оптимизирует обслуживание клиентов. Обычно при системе самообслуживания принято использовать принцип штрихового кодирования, что также повышает оперативность отпуска товаров на кассе.

- Дискаунт

Дискаунты привлекают клиентов за счёт низких по сравнению с другими магазинами цен. Этого им удаётся достичь благодаря уменьшению затрат, связанных с оформлением торгового помещения, представлением товарного ассортимента и техническим оснащение магазина. Наиболее успешные дискаунты обычно входят в состав крупных торговых сетей. От типичных магазинов их отличает то, что количество персонала здесь сведено к минимуму, а все функции управления и ведения бизнес процессов осуществляются центральным офисом.

- Cash&Carry

Этот торговый формат можно определить, как вариант магазина самообслуживания. В торговом зале товар размещается на специальных поддонах. Таким образом, магазин экономит затраты на склады и выкладку товара.

- Торговля по образцам

В данном случае покупатель, по сути, попадает не в магазин, а в демонстрационный зал. Здесь продавец-консультант помогает клиенту выбрать нужный товар, оформляет на него заказ, который впоследствии тот получает на складе или в специальном пункте выдачи готового заказа.

2) Подбор оборудования для внедрения системы автоматизации

Тип оборудования определяется в соответствии с форматом торговли. Здесь у владельца магазина есть несколько более или менее равнозначных вариантов:

- Контрольно-кассовые аппараты

Контрольно-кассовые аппараты делятся на электронные кассовые аппараты (ECR), компьютерные кассы (POS) и фискальные принтеры.

Если определяющим фактором при выборе контрольно-кассового аппарата для Вас выступает цена, то идеальный вариант – это электронный кассовый аппарат. Правда, учтите, такие аппараты имеют ограниченные функциональные возможности и небольшую память, которая подходит для хранения лимитированного числа товарных позиций. Более надёжным и продвинутым вариантом являются компьютерные кассы, которые представляют собой более гибкое и эффективное решение в плане автоматизации. Они идеально подходят для магазинов с широким ассортиментом и большим товарооборотом. Фискальные принтеры хороши тем, что способны подключаться к любому компьютеру и программному комплексу. Но такой вариант подходит далеко не для всех торговых объектов.

Помимо всего прочего, нужно обращать внимание на особенности корпуса контрольно-кассового аппарата. В данном случае различают моноблочные, модульные и дисперсные кассовые аппараты.

Моноблочные кассовые аппараты представляют собой единый корпус, в котором объединено всё: клавиатура, монитор, чековый принтер и дисплей для покупателя. В моделях модульных аппаратов все эти составляющие имеют отдельные корпуса, что обеспечивает возможность более гибкого и свободного их размещения на прилавке. Дисперсные аппараты – это разновидность модульной модели. Хороши они тем, что позволяют полностью реализовать так называемую концепцию “Front-Facing” – вариант конструкции аппарата, когда все его компоненты размещаются строго между кассиром и клиентом. Последний вариант позволяет максимально увеличить пропускную способность контрольно-кассового терминала.

- Чековые принтеры

Чековые принтеры принято разделять на матричные принтеры и термопринтеры. Они различаются по следующим параметрам:

1. Замена чековой ленты: у матричного принтера – сложная, у термопринтера – простая.

2. Печатные материалы: у матричного принтера – бумажная чековая лента и картридж с красящей лентой, у термопринтера – только бумажная чековая лента.

3. Скорость печати: у матричного принтера – 2-4 строки/мин, у термопринтера – в пределах 40 строк/мин.

- Сканеры штрих-кодов

Среди сканеров штрих-кодов принято выделять три основных разновидности: CCD-сканеры, ручные лазерные сканеры и стационарные многоплоскостные лазерные сканеры.

Самый дешёвый вариант – это CCD-сканеры, которые идеально подходят для небольших магазинов «у дома». Ручные сканеры стоят дороже за счёт того, что обладают большей зоной действия и надёжности считывания информации. Правда, подходят они только для магазинов с невысокой проходимостью, ведь продавцу или кассиру нужно потратить какое-то время, чтобы взять такой сканер в руки и поднести к товару, что негативно отражается на скорости обслуживания покупателей. Наиболее эффективным и, как вариант, дорогостоящим вариантом является стационарный сканер. Эти надёжные аппараты не требуют строго параллельного размещения штрих-кода относительно сканера, так что отлично подходят для магазинов с высокой проходимостью.

- Принтеры штрих-кодов

Существует огромное количество типов принтеров штрих-кодов. При выборе одного из них рекомендуется обращать внимание на следующие параметры:

1. скорость печати принтера

2. объём памяти принтера, т.е. максимальное количество этикеток, которое печатает принтер за раз

3. максимальное количество печатаемых этикеток в месяц

От особенностей Вашего бизнеса и расположения различных подразделений зависит, как лучше поступить: установить на предприятии один мощный принтер или по одному небольшому аппарату в каждый отдел.

- Весы

Если Ваш ассортимент включает набор весовых товаров, то без весов Вам точно не обойтись. Существует два способа подключения весов: подключение непосредственно к контрольно-кассовому аппарату или установка весов со встроенным принтером штрих-кодов в торговом зале. Первый вариант намного проще, так как процесс взвешивания и оплаты товара объединены воедино, правда, он не подходит для магазинов с высоким товарооборотом, приводя к образованию очередей в кассы. Второй вариант, напротив, позволяет разграничить операции взвешивания и оплаты покупки. Но в данном случае надо позаботиться о том, чтобы система весов была соединена с базой данных, из которой в весы будет поступать информация по товарным позициям.

- Терминалы сбора данных

Прежде всего, терминалы сбора данных принято использовать для проведения инвентаризации. Ведь они очень функциональны и могут не только хранить в своей памяти информацию по товарам, но и обмениваться накопленными данными с главной базой данных. По сути, они представляют собой небольшое, портативное устройство со встроенным сканером для считывания штрих-кодов. Терминалы сбора данных удобны тем, что позволяют проводить инвентаризацию, не закрывая магазин на «учёт». Достаточно просто просканировать весь имеющийся товар и отправить полученные данные в систему.

3) Параметры выбора информационной системы автоматизации

Любую информационную систему можно охарактеризовать с точки зрения двух позиций: её внутренних характеристик и особенностей IT-компании, которая занимается поставкой и интеграцией данного технологического решения.

Любая система автоматизации бизнеса обладает следующими универсальными характеристиками:

- функциональность и адекватность составных компонентов системы, которые вкупе должны полностью удовлетворять потребностям заказчика;

- оперативность обработки и анализа информации;

- открытость, т.е. способность изменяться и корректироваться с течением времени и в соответствии с развивающимися потребностями заказчика и его бизнеса;

- гибкость, т.е. способность подстраиваться под специфику бизнеса и его внутренние особенности;

- надёжность и безопасность.

При выборе IT-компании необходимо обратить внимание на целый ряд параметров:

- большой объём специальных знаний и опыта в сфере IT-решений;

- качественная и оперативная работа;

- способность предоставить техническую поддержку в случае необходимости;

- подход к взаимоотношениям с клиентом не как к коммерческой сделке, а как к партнёрским отношениям на взаимовыгодных условиях.

4) Слияние системы автоматизации и технологии ведения бизнеса

Описание реализации данного этапа, прежде всего, заинтересует собственников крупного бизнеса, ведь его умелое ведение невозможно без учёта всех тонкостей и особенностей конкретных бизнес процессов. Владелец предприятия должен отдавать себе отчёт в том, что сама по себе система автоматизации торговых процессов не сделает его бизнес успешным и рентабельным. Надёжной основой внедрения информационной системы является отлаженная, проверенная временем технология управления бизнесом. Необходимо понимать и представлять себе, как внедряемая система автоматизации и привычная Вам технология ведения бизнеса будут сосуществовать в рамках одного предприятия, и, более того, делать его управление оперативным и эффективным. Достигнуть такого результата в одночасье вряд ли получится, собственнику предприятия придётся провести ряд долгих и кропотливых работ, модифицируя информационную систему и постепенно переходя к улучшенным методам управления. В конечном итоге должна возникнуть единая, комплексная система ведения бизнеса, включающая в себя и систему автоматизации. Данный этап подстройки информационной системы и методов управления бизнесом друг под друга целесообразно начинать до закупок основного оборудования.

5) Покупка оборудования и программного обеспечения

На данном этапе самое главное – это убедиться в полной совместимости оборудования и программного обеспечения. Если Вы собственник крупного бизнеса, есть смысл выбрать для себя поэтапное приобретение и интеграцию информационной системы и оборудования.

6) Интеграция информационной системы

В зависимости от размера предприятия, где происходит автоматизация процесса управления, и типа информационной системы, её интеграция и внедрение может происходить сразу либо поэтапно.

Естественно, первый вариант выглядит куда более привлекательно, ведь в данном случае срок интеграции информационной системы резко сокращается. Но, к примеру, для крупных предприятий и для гибких систем автоматизации он абсолютно не подходит. И дело здесь вовсе не в неспособности IT-компании сразу внедрить все компоненты информационной системы на предприятии, а в невозможности заказчика осуществить все необходимые работы по подготовке к интеграции системы внутри своей собственной компании. Так что, выбрав гибкую систему, лучше рассчитывать на её поэтапное внедрение, при котором сначала интегрируют лишь самые важные функции, а затем постепенно расширяют возможности системы.

Заказчик должен иметь возможность самостоятельно проводить часть работ по внедрению информационной системы. Это позволит не только минимизировать издержки и сроки её интеграции, но и эффективно распределить обязанности между работниками IT-компании и специалистами самого предприятия. Думаю, многие согласятся, что собственный сотрудник лучше знаком со спецификой своего предприятия, его намного легче контролировать и обходится он на порядок дешевле, при условии, конечно, что подобные профессиональные и квалифицированные работники состоят в штате компании. Но в любом случае, прежде всего, при выборе информационной системы надо сначала убедиться, что она отвечает необходимым параметрам гибкости и открытости.

7) Информационная система в действии и в развитии

Эксплуатируя информационную систему, Вам не раз придётся прибегать к помощи специалистов, как внутренних, так и сотрудников IT-компании, поставщика услуг. Для обеспечения бесперебойной работы автоматизированной системы управления заказчик может выбрать для себя один из трёх вариантов развития ситуации:

- возложить техническое обслуживание системы на плечи только своих сотрудников;

- заниматься решением только оперативных проблем, а в случае серьёзных неполадок обращаться напрямую к компании-интегратору;

- перейти на систему аутсорсинга, поручив весь спектр и объём технического обслуживания информационной системы специалистам IT-компании.

В любом случае, цель каждого собственника – это добиться эффективного, бесперебойного функционирования информационной системы, а добиться этого можно лишь при одном условии: если техническим и сервисным обслуживанием Вашего оборудования и программного обеспечения занимаются опытные, квалифицированные и надёжные специалисты.

Кроме того, обязательно надо заботиться о своевременном обновлении, модификации и развитии Вашей системы. Ведь замена безнадёжно устаревшей системы автоматизации обойдётся гораздо дороже, чем её периодическое сервисное обслуживание. Так что лучше изначально продумать, кто будет обеспечивать техническую поддержку системы и выполнять работы по её обслуживанию. Естественно, эти проблемы являются актуальными, если системы изначально характеризуется гибкостью, открытостью и способностью к развитию.