Решение IT-задач

Полная и эффективная автоматизация продовольственных магазинов «шаговой доступности»

В массе своей так называемые магазины «шаговой доступности» включают в себя продовольственные, продуктовые магазины, для которых характерны как традиционная, привычная нам форма торговли, так и принцип самообслуживания. Чаще всего такие точки отличает сравнительно небольшой ассортимент товара (в пределах 8 тысяч наименований) и ограниченная торговая площадь (не более 150 м2). Это вполне объяснимо, ведь такие магазины призваны, прежде всего, удовлетворять спрос живущих в непосредственной близости покупателей. Если взглянуть на прилавки, то сразу можно заметить, насколько многогранен и сбалансирован диапазон представленных здесь товаров. Прежде всего, это продукты и товары первой необходимости, которыми мы пользуемся почти каждый день.

Автоматизация продовольственных магазинов, прежде всего, включает в себя внедрение системы «штрихкодирования». Эта система сокращает роль всем известного «человеческого фактора» в процессе работы любой точки продаж, обеспечивает контроль деятельности сотрудников, облегчает учёт товара, позволяет анализировать данные по продажам, делать на основании данных анализа соответствующие выводы и корректировать работу магазина (сокращение/увеличение закупок, регулирование складских запасов и т.д.). Проверенные на практике, многочисленные преимущества и плюсы, которые несёт с собой автоматизация, с лихвой компенсируют издержки и расходы, связанные с внедрением этой системы в схему работы магазина.

Если сравнить точки продаж с традиционной формой торговли и самообслуживанием на основании параметра текущей рентабельности, то сразу становится ясно: в магазинах, где используется самообслуживание, данный показатель всегда на порядок выше, от десятков процентов до нескольких раз. И это не удивительно. Во-первых, главным и основополагающим фактором успешности принципа самообслуживания является факт увеличения ассортимента товаров в магазине и его непосредственной демонстрации покупателю. Ведь зайдя в такой магазин, клиент всегда имеет возможность не только взглянуть на товар или задать интересующие его вопросы продавцу, но и собственноручно потрогать его, рассмотреть и прочесть информацию на этикетке. Таким образом, действует так называемый «принцип непосредственного контакта», в результате чего покупатель, который изначально намеревался приобрести какой-то один необходимый ему товар, уходит из магазина с целой сумкой покупок.

Увеличению ассортимента товара способствует расширение торговых площадей. После внедрения системы самообслуживания, товар будет располагаться не по периметру зала, как это было раньше, а на территории всей площади магазина, включая кассовую зону и часть складских помещений. При самообслуживании магазин может значительно сократить размер последних, ведь теперь, за счёт ощутимого расширения площади торгового зала, большая часть основного товара поступает прямо на прилавки. А при условии правильного его представления и расположения увеличение представленных на полках товаров и вовсе происходит практически автоматически. Широкий ассортимент привлекает новых клиентов, что увеличивает товарооборот, а, следовательно, и позволяет снизить наценку на товар, что, в свою очередь, является дополнительным фактором привлечения покупателей. В результате выигрывают все!

Нельзя не отметить и специализацию работников магазина, как результат перехода от традиционной формы торговли к самообслуживанию. Если раньше продавец совмещал в себе сразу функции кассира, консультанта, товароведа и даже охранника, теперь все эти обязанности выполняют совершенно разные люди. Это обеспечивает лучшее качество выполняемой ими работы и, как следствие, повышает эффективность работы всего магазина в целом. Взять хотя бы тот факт, что в обычном, прилавочном магазине каждый продавец сам должен следить за товаром и своевременно проводить достаточно трудный процесс инвентаризации остатков. Так как переход на самообслуживание предполагает внедрение автоматизированной системы учёта, информация о проданном товаре и об остатках поступает в базу данных автоматически к концу заданного периода, например, к моменту окончания рабочей смены. Точно так же автоматизация товарного учёта облегчает и проведение целенаправленной инвентаризации в случае её необходимости.

Единая торговая система – плюсы и минусы

Магазины с традиционным типом торговли, как правило, оборудованы кассами, которые фиксируют только цену товара, что создает благоприятную атмосферу для произвола работающего в магазине персонала. Данные о проданном товаре также не заносятся в общую базу данных, тем самым обеспечивая возможность реализации некачественной и контрафактной продукции.

Всё это создаёт практически идеальные условия для так называемого «непрозрачного» бизнеса. Чтобы отойти от такой схемы торгово-рыночных отношений, в рамках торговой точки необходимо внедрять систему автоматизации с одновременным переходом обычного прилавочного магазина к формату самообслуживания.

Автоматизация управления магазином позволяет фиксировать каждый приобретённый товар отдельно, минимизируя тем самым возможность «непрозрачного» товарооборота. Если раньше определение цены и контроль за ней осуществлялся непосредственно продавцом, теперь, после внедрения единой торговой системы, эта функция ложится на плечи управляющего персонала магазина. Происходит чёткая специализация и разграничение функций, выполняемых работниками торговой точки. Так, например, сотрудники складских помещений принимают и пакуют товар, работники торгового зала расставляют его по прилавкам, а кассиры отпускают покупателям. Таким образом, работа такого магазина становится полностью «прозрачной», облегчая деятельность не только проверяющих органов, но и владельца. Кроме того, только единая торговая система позволяет создавать сети магазинов. В противном случае собственники не имели бы возможность полноценно контролировать и управлять теми процессами, которые происходят у них в точках продаж.

Естественно, единая торговая система имеет и определённые минусы. Зачастую кассиры пытаются повысить свой месячный заработок, прибегая при этом к не совсем честным методам. К примеру, они могут наклеить штрих-код от дорогого товара на упаковку дешёвого, а разницу в стоимости положить себе в карман. Но и с подобными случаями произвола на рабочем месте можно вполне эффективно бороться.

Если задуматься, такие недостатки оказываются совершенно ничтожными по сравнению с преимуществами, которые несёт в себе автоматизация на более широком, маркетинговом уровне управления магазином. Ведь данные о каждой покупке, а именно: её дата, количество реализованного товара, предпочтения покупателей – всё это позволяет установить своего рода «обратную связь» с потребителем. Владелец магазина может легко отслеживать даже малейшие колебания спроса, соответствующим образом корректируя представленный на прилавках ассортимент. Кроме того, подобная информация позволяет производить более эффективную ценовую политику, максимально точно определять основной контингент покупателей и выбирать подходящий имидж для магазина.

Благодаря автоматизации, отношения «обратной связи» устанавливаются не только с потребителями, но и с поставщиками. Ведь в таком случае, располагая информацией об особенностях реализации определённого вида товара, владелец магазина имеет возможность более точно определить наиболее эффективную схему поставок, оптимизировать систему использования складских площадей и минимизировать потенциальные потери из-за превышения срока хранения. Помимо всего прочего, маркетинговые данные о товаре позволяют корректировать сами взаимоотношения с поставщиком, подстраивая под себя сроки поставки и определяя график оплаты в зависимости от степени спроса на тот или иной продукт.

Покупатель и товар. Как бороться с воровством в магазине?

Но и в нашей огромной бочке мёда не обошлось без совсем маленькой ложки дёгтя. Нередки случаи, когда покупатели чувствуют себя в торговом зале магазина самообслуживания настолько свободно и уверенно, что вполне могут позволить себе что-то украсть, съесть или выпить непосредственно в магазине. Этим фактом пользуются и нечестные на руку продавцы, прикрывая свои преступные манипуляции с товаром действиями воображаемых воров-покупателей.

Однако, борьба с подобными преступными действиями вполне реальна и осуществима. Диапазон средств противодействия достаточно широк и включает как применение специального технического оборудования, так и использование служебного персонала, в данном случае охраны на местах.

Но пусть Вас это не пугает. Ведь практика показывает, что потери, которые владелец магазина несёт в результате действий недобропорядочных продавцов и покупателей с избытком окупаются прибылью, получаемой им от внедрения автоматизированной системы управления торговой точкой.

Общий порядок автоматизации

Чтобы автоматизация Вашего магазина прошла максимально эффективно и принесла в итоге как можно большую прибыль, необходимо сразу определиться с порядком её проведения. Многие ошибочно полагают, что при переходе от традиционной схемы торговли к самообслуживанию основополагающую роль играет внешняя трансформация магазина, проще говоря, дизайн. Таким образом, потратив большую часть бюджета на создание новых полок, стеллажей, прилавков и общую обстановку торгового зала, владелец магазина использует для его непосредственной автоматизации лишь то, что осталось. Так поступать нельзя! Подумайте сами, как можно приступать к изменению внешней оболочки предмета, не поработав предварительно над его сутью!

Автоматизировать можно магазин абсолютно любой площади, пусть даже она и не превышает 50 м2. Ведь, как правило, она будет увеличена за счёт складских помещений, которые также переоборудуются в торговый зал, и составит порядка 200 м2. Другая проблема состоит в том, как правильно рассчитать оптимальное количество кассовых терминалов в магазине. Обычно при системе самообслуживания устанавливают по одному кассовому терминалу из расчёта на 100 м2. Однако, в данном случае важно учитывать и фактор общей численности покупателей с тем, чтобы очередь в каждую кассу не превышала 5 человек. Также ни в коем случае нельзя забывать про так называемые пиковые периоды в работе любой торговой точки, например, Новый год, когда число клиентов обычно резко возрастает. В такие моменты целесообразно устанавливать по 2-3 дополнительных кассовых терминала, чтобы избежать образования длинных очередей.

Часто владельцы магазинов спрашивают, какой объём средств необходимо вложить в автоматизацию торговой точки. На самом деле, ответ на этот вопрос определяется индивидуальными потребностями и желаниями собственника. Какое оборудование ему нужно – дорогое или более дешёвое? Какова площадь торгового зала и численность персонала? По статистике, на внедрение автоматизированной системы управления магазина тратится 5-10% всего бюджета, выделенного на реконструкцию. Если объём денежных средств ограничен, то можно использовать вариант перехода к самообслуживанию в несколько этапов. Пока одни отделы магазина переоборудуются, другие могут вполне эффективно и полноценно работать. Это позволит обеспечить практически бесперебойную работу торговой точки.

Выбор программного обеспечения. Что лучше – индивидуальный или массовый подход?

При переходе к системе самообслуживания владельцы магазинов зачастую оказываются перед выбором, какую торговую систему использовать: внутреннюю, разработанную собственным специалистом, или предлагаемую IT-компанией?

В первую очередь, давайте определимся с основными задачами любой автоматизированной системы управления торговой точки. Здесь можно выделить следующие ключевые позиции:

- Повышение товарооборота

- Обеспечение полного, сбалансированного и стабильного ассортимента товаров

- Гарантия выбора в любой из предлагаемых товарных групп

- Минимизация количества нерентабельных товаров

- Защита от произвола персонала и противозаконных действий со стороны покупателей

- Оперативный и эффективный анализ работы магазина, корректировка маркетинговой стратегии торговой точки.

С одной стороны, кажется, что гораздо лучше создать программное обеспечение специально для конкретного магазина с учётом всех его внутренних особенностей и потребностей. Обычно этот вариант выбирают предприятия, которые предлагают потребителям достаточно специфический ассортимент товара. Но и здесь есть свои подводные камни. В случае, если разработчик такого программного обеспечения уволится или заболеет, руководству магазина просто не к кому будет обратиться. Кроме того, практика показывает, что такая «индивидуализированная» программа чаще всего стоит дороже, чем «массовая».

Сотрудничество с IT-компанией также имеет ряд неоспоримых преимуществ. Предлагая своим клиентам более универсальное программное обеспечение, она обычно работает сразу с большим числом заказчиков, а, соответственно, имеет обширный опыт работы в данной сфере. Естественно, это положительным образом сказывается как на качестве самого программного продукта, так и на обслуживании клиентов. Кроме того, массовое производство программного обеспечения позволяет значительно снизить его стоимость. Благодаря широкому спектру предлагаемых информационных технологий и автоматизированных решений, Вы всегда сможете выбрать наиболее подходящую программу для автоматизации своего магазина.
Исходить здесь, конечно, следует не из цены продукта, а из степени его соответствия потребностям Вашего предприятия.

Помимо всего прочего, важно помнить, что один только правильный выбор качественного программного обеспечения не является гарантией успешной автоматизации Вашей торговой точки. Значимым фактором выступает и правильное обучение и переподготовка сотрудников магазина, как для кассовых терминалов, так и для работы в торговом зале, которые отвечают за корректный ввод данных о товарах и оформление прилавков.

В работе любой автоматизированной системы можно выделить следующие этапы:

1) В базу данных компьютера вводят накладную на товары. Если поставка товара осуществляется в магазин впервые, в базу заносят и его штрих-код. При отсутствии в базе определённого штрих-кода система автоматически создаёт новый и распечатывает его на этикетки. Теперь этим штрих-кодом можно будет пользоваться в дальнейшем.

2) После этого переходят к определению розничной стоимости товара. При автоматизации этот процесс может проходить автоматически, на основе уже созданной системы наценок.

3) Затем данные отправляют в кассовый терминал и весы. Взвешивание товара может осуществляться как на специальных весах в торговом зале с печатью этикеток, так и на весах при кассовом терминале. Во втором случае информация о массе товара передаётся сразу в кассовый аппарат без печати этикеток.

4) Штрих-код позволяет автоматически определять название и стоимость товара, а в отдельных случаях и его массу. При наличии в магазине каких-либо систем скидок кассовый терминал показывает размер скидки в зависимости от заданного параметра: дня недели, времени суток, наличия у покупателя дисконтной карты, объёма покупки и т.д.

5) Наконец, вся информация по покупке поступает в специальную систему учёта, которая позволяет анализировать данные по продажам, а также контролировать работу кассиров.

И напоследок

В мире давно закрепилось мнение о том, что самообслуживание является наиболее эффективным современным торговым форматом. Это подтверждается целым рядом факторов: минимизация затрат на персонал, оптимальное использование торговых площадей, расширение ассортимента, непосредственный контакт покупателя с предлагаемым товаром, а также наличие эффективных, отработанных на практике систем технологической и маркетинговой поддержки деятельности магазина.

Самое главное – правильный выбор момента для перехода с традиционной торговой схемы на принцип самообслуживания. Здесь важно провести тщательный анализ деятельности ближайших конкурентов. Пусть на первый взгляд это и звучит невероятно, но при соответствующей схеме внедрения автоматизации даже сравнительно небольшой продуктовый магазин вполне может соперничать с находящимся по соседству «сетевым гигантом». Само собой разумеется, владельцу такого небольшого магазина не обойтись без хорошего ремонта торгового помещения. Кроме того, он может сделать ставку на более высокий сервис или оригинальный ассортимент, а также продолжать культивировать те «изюминки», которые привлекали покупателей сюда и раньше. В общем, всё очень индивидуально и зависит от конкретных предпочтений жителей данного района. Интересный приём представляет собой аренда торгового оборудования, например, с целью проведения инвентаризации. Небольшому магазину ни к чему иметь его в собственности, ведь большую часть времени оно всё равно будет стоять без дела, а вот аренда на 1-2 дня может оказаться очень даже кстати.

Теперь несколько слов о выборе компании, предоставляющей программное обеспечение. Здесь важно найти такую IT-компанию, которая предлагает не только оборудование и программное обеспечение, но и весь комплекс услуг по его внедрению, установке и дальнейшему техническому обслуживанию. Проще говоря, весь процесс автоматизации, от внедрения и до решения возможных проблем в будущем, должен находиться в одних руках. Ведь выход оборудования или программного обеспечения из строя может повлечь за собой огромные материальные и финансовые потери для магазина.

И ещё один, последний, аргумент «за»! Помимо всех вышеперечисленных факторов, автоматизация магазина и его переход на самообслуживание несёт возможность анализировать динамику продаж по самым разным показателям, выделяя наиболее популярные среди покупателей группы товаров и определяя зависимость этой популярности от величины торговой наценки, сезонных и других факторов. Таким образом, автоматизация магазина позволяет его владельцу убить сразу двух зайцев: минимизировать расходы (составляя ассортимент на основе анализа предпочтений покупателей) и обеспечить максимальную прибыль (благодаря точному учёту и отслеживанию данных по каждой товарной позиции в отдельности)!